Τα προτυπωμένα παραστατικά (Τιμολόγια, Αποδείξεις, Δελτία αποστολής κ.α.) αποτελούν μέρος της εταιρικής ταυτότητας. Το λογότυπο μας είναι εκτυπωμένο σε αυτά, κάτι που δεν είναι εφικτό με τα λογιστικά έντυπα του εμπορίου. Γίνονται άμεσα αναγνωρίσιμα, προσδίδουν κύρος και εντυπωσιάζουν τους πελάτες μας.
Ταυτόχρονα, προσφέρουν μεγάλη διευκόλυνση γιατί δεν απαιτείται η αρίθμηση με το χέρι όπως συνηθίζαμε καθώς και το σφράγισμα σε κάθε φύλλο, αφού όλα τα παραπάνω είναι προτυπωμένα.
Χρησιμοποιούνται σε lazer ή inkjet εκτυπωτές.
Όπως σε όλη την εταιρική ταυτότητα έτσι και στα λογιστικά έντυπα οι προδιαγραφές που καθορίζουν την αξία είναι η διάσταση, τα τεμάχια, το χαρτί και τα χρώματα εκτύπωσης.